11 數不完的茶包，傷不起的存貨
11 數不完的茶包，傷不起的存貨 第三個月，客人又多了一些，但賣出去的奶茶不足100杯。按照調整后的每月固定費用8887元÷邊際利潤2.5元÷30天=118.49杯，也就是說，即使調整了固定費用，減少了開支，她們依然有119杯的銷售任務。 海嵐心中的火警拉響了！這是不是正預示著警鐘長鳴呢？真是個讓人哭笑不得的數字，放在這里卻又顯得那么貼切。如果賣不到119杯，海嵐心里就會著火。如果賣到119杯，那堆心火才能被澆熄。 幸好，離目標已經不遠。 不過，總是會發生意料之外的事情。 哦，不！綠茶還有一天過期！一、二、三…… 看著數不完的茶包被扔進垃圾桶，海嵐心如刀割。丟的雖然是廢料，其實就是錢。 綠茶一般的保質期為1~2年，進貨時，小斯并未注意到包裝盒上的生產日期。由于一直生意慘淡，這不，連茶包都開始揭竿而起。若不是細心的海嵐盤點原料時發現了這個問題，客人喝了怪味奶茶準會捂著肚子上門投訴。 想想家中長期擱置不用的物品是怎么產生的？產生呆滯物料的原因總體上可以分為外部原因和內部原因。 海嵐根據3個月來的綠茶耗用量采購了一批茶包，但是消費量卻下降了，比如說有的客人點完了奶茶卻突然臨時改變了主意換奶泡，這樣一來就用不上茶包了。這屬于外因，就相當于一個公司的客戶更改或取消訂單。還有，供應商貨物的質量問題、客戶退貨都會導致呆滯物料的產生。 內因就是自身問題。比如，海嵐預訂的量沒有錯，但是小斯在收貨時由于疏忽沒有檢查茶包的生產日期，導致到期材料剩余過多。不過，若能讓供應商更換新茶，這批物料可能仍然可以放到下個生產周期內領用。 超過多久不流動就算呆滯呢？有人說3個月，也有人說1年?？傊?，物料存量過多，耗用量極少，庫存周轉率過低的物料就是呆滯物料。還有一天就過期的那些，則直接可以將之視為廢料。 市場千變化萬，如何避免因呆滯物料而造成的損失呢？很多制造業都是面向訂單的生產方式，但計劃往往趕不上變化。當客戶改變或取消訂單，銷售部必須在第一時間火速通知生產部門統計呆滯物料的數量。生產統計部門有時是歸屬于財務部的，統計出庫存數量、在制數量、在途數量、委外加工數量。此后，物料專員（pmc）在情況有變時必須迅速做出反應，發出退倉通知，由生產部門填寫呆滯品處理單，送主管或總經理給出處理意見后，交由會計做一系列暫存或者報廢的賬務處理。 奶茶作為一個小小的生產作坊，銷售、生產、物控、統計、會計五合一，一個人如何能應變得過來？ 海嵐腦中閃過一些念頭，突然想到蔡老師上回來喝茶的時候提到過“存貨”這個概念，這也是相當重要的會計科目。當時，蔡老師舉了個非常形象的例子。雙休日，陽光明媚，這樣的好天氣為什么不洗衣服呢？洗衣服看似簡單，丟進全自動洗衣機就成。但它還是有步驟的。洗衣三步走：第一步，搜集臟衣服，把不必清洗的和必須清洗的衣服區分開，否則急急忙忙臨出門找不到一件適合的衣服穿，或者明天必須穿工作服上班，你卻把它和臟衣服一股腦兒丟進滾筒就麻煩了；第二步，放水，按下開關；第三步，飄著檸檬香的干凈衣服閃亮登場。老爺子嘮叨了半晌，到底要說明啥問題呢？臟衣服是原材料，在滾筒里翻滾的衣服是半成品，洗凈的衣服就是產成品。而那些不需要馬上清洗但并不干凈的衣服就是存貨啦，今天不用洗，但明天有可能需要洗。另外，曬出去的自然就可以理解成銷售出去的產品啦。 原材料未經加工，很多方面都存在著不確定性。比方說，購回的紅茶茶包，可以加奶煮成奶茶，也可以直接泡成紅茶，抑或是做成茶膳。它們的未來有太多不確定因素，但在奶茶店，它只有一個歸宿，就是與奶相伴，擁抱彼此，互相取暖。 當茶包在沸水中飄香時，茶湯初步形成，半成品出鍋。 產成品自然就是雅蜜的招牌奶茶啦！沁入心脾、溫潤絲滑，怎叫人忘懷！ 存貨在企業管理中也至關重要： 1.它可以幫助車間主管控制物料，防止車間因缺料或差料而停止運轉，可以保證正常、均衡的生產。 2.管理存貨可以降低進貨成本，防止存貨積壓。雅蜜本身空間就不大，哪來的倉庫放存貨？再者，積壓的看似是物，實則是錢，積壓過多的存貨對于資金周轉也有不好的影響。 3.一定的存貨儲備量也可以幫助企業適應瞬息萬變的市場。正如過冬的動物會儲存一定量的食物，哪怕不出來覓食也能挺過整個冬天。萬一雅蜜沒錢采購了，還有一些原料可以使用，銷售自然不成問題。等資金回籠，再用營業款購買材料。雖然艱辛許多，但雅蜜依然可以正常經營下去。 存貨經濟批量：在一定時期儲存成本和訂貨成本綜合最低的批量。大批量采購可以減少訂貨次數，降低訂貨成本。如果想降低儲存成本，則需要小批量采購，減少儲量。這兩種成本與訂貨批量的關系是相反的。進得越多，存貨就多，雖然采購成本下降了，但儲存成本卻隨之飆升。采購成本和儲存成本是一對矛盾體，相互消長。在會計學上，為了解決這個內部矛盾，經濟批量就當了和事佬。存貨管理的目的就是為了找到這兩種成本之間的平衡點，即兩者合計數最低的經濟批量。市場營銷中有詳細的公式可以推算出最佳批量，雖然涉及部分會計知識，但對于小店鋪而言，只需要核算每月需要耗用的數量加上安全庫存，憑借經驗即可保證正常經營。 存貨周轉率：又名庫存周轉次數，是指在一年的時間內存貨的周轉次數。這個比率越高，表明存貨的流動性越大，企業存貨資產變現能力越強，存貨及被存貨占用的資金周轉速度越快，也就是變現能力或轉化為應收賬款（因銷售商品或提供勞務而應向客戶收取的款項，后面章節會詳細介紹）的速度越快。它是衡量和評價企業購入存貨、投入生產、銷售收回等各環節管理狀況的綜合性指標。 計算公式如下： 存貨周轉率（次數）=銷貨成本/平均存貨余額 存貨周轉率（次數）=營業收入/存貨平均余額（該式主要用于獲利能力分析） 平均存貨余額 =（期初存貨 期末存貨）/2 存貨周轉天數=計算期天數/存貨周轉率（次數） 存貨周轉率反映了企業購、產、銷平衡效率，其指標的好壞反映了企業存貨管理水平的高低，它影響到企業的短期償債能力，是整個企業管理中的一項重要內容。 是不是周轉得越快，奶茶店就越興旺呢？那可不一定！煮奶茶雖說只需要三五分鐘，但不用明火，用茶包泡出來的奶茶絕對不夠香。三五分鐘可以做很多事：賣掉一棟樓換得百萬入賬，買進會翻著跟頭替你賺錢的潛力股，決定和剛認識一個月的有緣人結婚，和新老板打招呼并握手。三五分鐘也會讓你做出錯誤的決定：比如賣掉了一個月后可以純賺千萬的房產，買進一只垃圾股，錯過了最適合結婚的戀人，跳槽到新公司上了賊船。經過長期觀察和縝密分析，你才能慢慢了解“周轉”這件事。零庫存有風險，庫存爆倉也肯定不是什么好事。要做到像最初熬制奶茶那樣，慢慢增減原料，細細品鑒，才能找到最妙的配方。這個比率可能會等于1，倘若這個比率大于1，則過猶不及。茶太濃，遮蓋了奶香，奶茶一定不暢銷。許多公司倒閉，有一部分就是因為大量進貨造成庫存積壓而陷入經營危機。一邊要支付采購款，一邊望著賣不出去的產品愁眉不展，最后的下場自然就是赤字、關門大吉。 “老菜頭總是不遺余力地嘲笑咱們迷糊，這回千萬別讓他知道茶包過期的事。呵呵，我有個主意。不管衣服洗沒洗過，都不可能直接把衣服扔掉。但吃進嘴里的不一樣，一旦過期，一定不能留著禍害別人?！?/br> 小斯怯怯地問海嵐怎么辦。 扔掉！ 沒錯，就是扔掉！我們因為覺得以后可能用得到，會把一些碎布、舊報紙、糖紙塞滿整個抽屜，結果找來找去都找不到急用的那把剪刀。店里的空間有限，如果堆滿了無用的東西，整理起來也非常費時費力，往往變成雞肋，舍不得丟，留著也礙眼。如果學會扔的藝術，秉承著“降低庫存可以減少損失”的經營理念，就不會產生相應的庫存成本。 有了茶包的前車之鑒，海嵐要求小斯月底前盤點店鋪中所有的原料，做一個臺賬。 存貨報表整理如下： 存貨控制有妙招！那就是abc管理法，是海嵐從書中學到的。 運用excel里的“篩選”，按照存貨的價格從高到低排序，利用“選擇性粘貼”將值和格式完全復制到新表上（隱藏了部分非必要的信息）： （注：表格中的累計占用資金比例都是假設的，不具備實際意義） 累計占用資金比例未達到50%的歸于a類，達到70%以上的則歸為c類，介于兩者之間的歸為b類。a類存貨雖然數量少，但占用的資金多，應集中力量管理。所以，海嵐應該定期檢查a類存貨。比如咖啡，趕緊用掉或者丟棄，避免損失。c類雖然種類繁多，但占用的資金不多，不必花費大量的人力、物力、財力去管，這類存貨可以憑經驗管理。b類存貨介于a類和c類之間，也應給予相當的重視，但不必像a類那樣進行非常嚴格的管理。 按照累計占用比重將物料分為三類，運用數字透視表（心明眼亮的可以一眼看出，笨鳥先飛的可以伸出手指頭數出來），可得出： 根據臺賬，已經處理了綠茶，亟待解決的是咖啡。這本來就不是制作奶茶的必備原料，外賣的咖啡奶茶也并不暢銷，只是為了照顧休閑區的客人，特地采購了一些進口原料，提高品質。找供應商換貨可能性不大，一個月內無法消耗3罐，不妨出售2罐，放在淘寶上五折賣出?；蛘咦龀煽Х饶滩璨级′N售。 不過，既然已經把呆滯的茶包直接作為垃圾處理了，直接用紅字沖掉原材料即可，那對于已經當做廢料判刑的咖啡，損耗（盤虧的三種情況：責任人、合理損耗、不可抗力）與出售怎么記賬呢？這是個問題。 雖然不想聽到蔡老師特有的友情式譏諷，但書到用時方恨少，海嵐在無邊的知識海洋里怎么也找不到自己想搭的那條小船，最終還是撥通了他的電話。笑就笑吧，反正在老爺子面前，她永遠像個小屁孩。 “嘟……嘟……嘟嘟嘟……”電話那頭一直忙音，大概在上課。海嵐捧起蔡老師留下的書，大海撈針似的尋找相應的處理方式。最后一天，還是早點把賬結了吧。 根據蔡老師教過的幾個基本會計科目，循著目錄找到了做賬的方法。其實很簡單，只要依據物流的程序記錄即可。 原材料的賬面金額是不包括稅費的，當它發生毀損的時候，當時采購進來的進項稅是不能抵扣的，必須轉出。 旺旺的頭像不停在閃，一個叫小q的買家主動找上門。三個月消耗完2罐咖啡，對于咖啡因狂熱者來說，是小菜一碟。 對方看了圖片，很快就確認購買，在線支付了貨款。 接著往下做： 出售后虧損的部分通過以下分錄來體現： 有沒有更為簡便的方法呢？ 海嵐撥通了蔡老師的電話：“老菜頭，在干嗎？” 蔡老師一向注重養生，剛和朋友在前幾日剛開張的素菜館吃完晚飯，正在步行回家的路上。 “什么事兒是你這老板娘解決不了的？我老頭子正好在消化食物，幫你分析一二?！?/br> “店里買了一些原料，其中咖啡不幸即將過期，為了保住雅蜜的口碑，我及時處理了。但是賬務方面，不知道該怎么做。網絡上和書上的一些方法，我感覺太麻煩，所以還是來請教一下專家?！?/br> “嗯，這個你沒有問對人。我老菜頭教了一輩子書，賬務處理的方法大致也是從書本知識中得到的，若真的叫我去管倉庫或者物料，我還真對不起老板付的薪水。哈哈！”蔡老師倒是一副謙虛的模樣。 掛上電話，已經步行了半個鐘頭的蔡老師正好走到小區門口，突然腦海中浮現出一個人的名字。 “喂，海嵐嗎？”他給這個正被物料所困的女人回撥了電話。 “是，我正準備打烊回家了?！彪娫捓锏呐孙@得有些疲憊。 “我突然想起我有個學生在一家大型工廠做財務總監，業務水平不賴，我把他的電話號碼給你。一般大型工廠的財務部門包括會計部、倉庫、生產統計、it等小部門，他所掌握的知識一定能解答你的問題。你明天自己找他問問關于庫存管理的問題?！辈汤蠋煹倪@個得意門生是他這輩子的驕傲。 “嗯，太棒了！明天我就報上您的名號去咨詢，還有一些成本問題，我也一知半解呢！”海嵐此時就像打了雞血一般，莫名地亢奮起來。 “滴嘟”，短信的提示音響起。 蔡老師把學生的名字和電話號碼發了過來。 秦淮？ 男人的名字？聽起來很有書卷味。 海嵐對著手機臆想了2秒鐘，然后收拾了吧臺，關掉電燈，拉上店門離開了奶茶店。 次日，陽光正好，暖陽撒滿整個屋子。鋪子里的綠蘿是小斯剛從花鳥市場買回來的，在和煦陽光的照拂下散發出星星點點的金色光芒。當時店鋪裝修時，海嵐購置了一些吸甲醛的植物，這片綠意顯然成了雅蜜的一抹亮色，客人們也非常喜歡這個生機盎然的小天地。 平?？偸峭鈳滩璧男“最I們匆忙踩著高跟鞋，從隔壁面包房迅速擄走一袋全麥面包后來到吧臺前，照舊點了她們愛喝的奶茶。聰明如海嵐，她早已準備好幾位熟客的奶茶，并且打包好，放置在吧臺上等待她們的到來。清晨的一聲“早安”、一絲微笑總是能給對方帶來一整天的活力，加上奶茶沁人的芳香，這一天就這么美好地開始了。 忙完了早市，外帶奶茶的學生也漸漸少了，陸續去對面的學校上課。閑暇時，海嵐才想起昨日蔡老師的短信。 給那位傳說的牛人打電話吧！ “嘟，嘟，嘟……”迎接她的只有忙音。 牛人總是神龍見首不見尾，要多點耐心才能取得真經??！ “嘟，嘟，嘟……您所撥打的電話暫時無人接聽，請稍后再撥……” 哎，好事多磨，先干點別的事兒吧！ 海嵐趁空打掃了屋子，給花兒草兒澆澆水，一上午的時間竟也不費工夫地從指縫中溜走。 you are my sunshine, my only sunshine you make me happy when skies are gray you' ll never know dear, how much i love you please don' t take my sunshine away 輕快甜蜜的英文歌響起，打破了雅蜜的平靜。 “請問您是哪位？”電話那頭先發聲。 海嵐放下手里的水壺，在圍裙上擦了幾下，用食指和大拇指捏著手機，接聽了突如其來的電話。來電顯示是她早上撥了無數次的號碼，那個聲音格外好聽，尤其在這個暖暖的午間時分，有些慵懶，是帶著磁性的男中音。 “哦……我是蔡老師的朋友，我叫海嵐。他跟您提起過我的事情吧？”海嵐竟有些慌亂。 “唔……的確有這么一回事，我是蔡老師的學生，我叫秦淮，他一定和你介紹過我了。不好意思，今天一上午都在開會，手機一直處于會議狀態，所以你一定打了很多遍沒人理睬?！睂Ψ胶芗澥?。 “打擾您的午休時間，很抱歉！”海嵐居然有些不好意思。 “沒事，有什么問題盡管問！”秦淮是個溫文爾雅的男人，言語中卻不失率性。 “太好了！我剛開了一間奶茶店，因為不懂會計，蔡老師一直在幫忙?，F在我們遇到一個實質性的庫存管理問題，需要更專業的人進一步幫我解決?！?/br> “說說看！” 海嵐把前幾日發現的一系列問題簡單描述了一遍。 “其實，你的鋪子業務量并不大，庫存比起企業來，真是簡單至極。咱們先從咖啡開始說吧。你的方法也不錯，中規中矩，但我給你一個更方便的解決辦法——把出售的咖啡視作盤虧?！?/br> “盤虧？” “店里有進行過盤點嗎？” “當然有！進貨種類繁雜，有時候會看看缺什么貨，少了要進行補貨，丟了要找原因?！?/br> “嗯，沒錯！其實，盤點說白了就是用你的賬面數字去核對實際數字，只要保證貨物沒損壞、沒丟失就成，一旦發生了誤差就要努力找出原因。掌握存貨的實際數量，也方便日常生產和銷售等方面的管理。盤點的方法主要有兩種，即實地盤存制和永續盤存制?！?/br> “不明白！” “換種說法，定期盤存和賬面盤存。這樣理解會簡便一些。前者是指會計平時只在賬上記錄增加數，不記減少數，到了月末去庫里盤點出商品的結余數，倒推出減少的數量。也就是說，會計的期末數額是以庫存實際數為主的。舉個例子：你口袋里每個月有1000元，每天花了多少不知道，也沒有記錄。但到了月底，數一數你兜里還剩多少，這個月支出了多少便一目了然?！?/br> “哈哈，萬一口袋有個洞，不就完蛋了?！焙沟纳荡蠼憔駮r不時又冒了出來。 “呵呵，那我就沒法子幫你算這個月花了多少錢，趕緊亡羊補牢吧！”秦淮也挺幽默，風趣地補充道，“這種方式適合品種多、單價低、交易量大的零售業，比如小超市、雜貨鋪等。不過，方法簡單是簡單，也有它的弊端。如果你的羊圈有個洞，你這牧羊人也沒有及時發現，從而導致小羊們陸續被灰太狼抓走造成巨大損失，或者你監守自盜沒有做好看守羊圈的本職工作，這種盤點方法是很考驗倉庫保管員的責任心的?！?/br> “我的倉管員倒是有責任心，但是很粗心?！焙怪傅氖亲约汉托∷?。 “那就試試后一種方法，只要發生了進貨、出貨、退貨，都一一記錄在案，隨時都可以結出余額，比如家庭賬單、通訊公司的電話費等也要記錄在內?！?/br> “哇，這個工作量也未免太大了吧！” “是的，而且為了準確性，還要定期或不定期地進行實地盤點，以確保賬實相符。雖說這個方法常用且準確，但我建議用前者。小店不需要記錄實際耗用，只需要根據最后的結存倒推出實際成本，用來結轉成本。畢竟是自己的鋪子，責任心一定會彌補粗心大意帶來的損失！” “這倒是個懶人盤點法！這回我的咖啡是差點打水漂了，倘若一盤點，庫存多了怎么辦？” “你說的這個情況在會計學上叫做盤盈。盤盈和盤虧是指實物、現金和賬面余額的差異。 “造成這種情況的原因有被偷、管理人員的失誤（多發，入庫時沒有認真地對數量，少了沒有發現）。發現盤盈盤虧都先記入‘待處理財產損溢’這個科目，然后查明原因后再來做相應的會計處理。該由保險公司賠的記入‘其他應收款’，由于管理人員原因的也記入‘其他應收款’，其他的原因就記入‘管理費用’。 在進行財產清查時，一般有三種結果： 其一，賬實相符，就不需要調賬。 其二，賬面記錄數大于實際擁有數，此為盤虧（如賬面記錄100元，實際只有80元）。 其三，賬面記錄數小于實際擁有數，此為盤盈（如賬面記錄100元，實際卻有120元）。 “無論是盤盈還是盤虧，都要依據實際擁有數來調整賬面記錄數。最終目的是達到賬實相符。 “聊了這么多，差點忘了告訴你咖啡的處理方法。出售原材料的其他業務利潤=其他業務收入―其他業務支出。（出售咖啡所得不屬于主營業務收入，計入‘其他業務收入’。） 借：其他業務支出500 貸：原材料500 “這就是將咖啡直接視作盤虧處理。 1.存貨盤虧的處理： 企業對于盤虧的存貨，根據“存貨盤存報告單”編制如下會計分錄：借：待處理財產損溢──待處理流動資產損溢 貸：原材料 包裝物 低值易耗品 庫存商品等 對于購進的貨物，在產成品發生非正常損失引起盤虧存貨應負擔的增值稅，應一并轉入“待處理財產損溢”科目。 借：待處理財產損溢──待處理流動資產損溢 貸：應交稅費──應交增值稅（進項稅額轉出） 對于盤虧的存貨應根據造成盤虧的原因，分情況進行轉賬，屬于定額內損耗以及存貨日常收發計量上的差錯，經批準后轉作管理費用。 借：管理費用 貸：待處理財產損溢──待處理流動資產損溢對于應由過失人賠償的損失，應作如下分錄： 借：其他應收款——責任人 貸：待處理財產損溢──待處理流動資產損溢 對于自然災害等不可抗拒的原因而發生的存貨損失，應作如下分錄： 借：營業外支出一一非常損失 貸：待處理財產損溢──待處理流動資產損溢 對于無法收回的其他損失，經批準后記入“管理費用”科目： 借：管理費用 貸：待處理財產損溢──待處理流動資產損溢 2.存貨盤盈的處理： 企業在財產清查中盤盈的存貨，根據“存貨盤存報告單”所列金額，編制會計分錄如下： 借：原材料 包裝物 低值易耗品 庫存商品等 貸：待處理財產損溢──待處理流動資產損溢 盤盈的存貨，通常是由企業日常收發計量或計算上的差錯所造成的，其盤盈的存貨，可沖減管理費用，按規定手續報經批準后，會計分錄如下： 借：待處理財產損溢──待處理流動資產損溢 貸：管理費用 “盤點最好每月進行一次，核對商品的賬面數量與實際庫存數量是否相符，查看庫存數量是否有積壓和缺貨的現象，檢查貨品安全和維護情況。你開的是奶茶店，咖啡除了過期之外，那些粉末性質的物料也要注意防潮防霉變，以免造成自然損耗?！?/br> “哇唔，簡直太崇拜您了！”海嵐絲毫不掩飾對秦淮的欽佩之情。 “呵呵，只是舉手之勞。另外，給原材料編號和盤點也可以提高庫存管理效率，便于儲存、統計、分析，避免存貨呆滯，減低庫存成本。這樣精細的會計處理方法可以為下個月采購和銷售提供有力的數據支持。比如，加大力度推廣咖啡奶茶，盡量將之在一個月保質期內耗盡。采購時也盡量把眼睛擦亮了看準生產日期，或者直接換個靠譜的供應商?！?/br> “太有道理了！” 愉快地通完電話后，海嵐高興了整整一個下午。心情好，似乎做什么都有效率。她還在思考著秦淮先生的建議，回味著那個好聽的聲音。